Deutschland — QI-Besonderheiten (Qualified Intermediary)

Last updated: 18 Oct 2025

Deutschland — QI-Besonderheiten

Was deutsche Institute als Qualified Intermediary (QI) beachten sollten: Anerkennung deutscher KYC-Regeln, Dokumentations- und Withholding-Pflichten, Pooling & Treaty-Rates, Formulare 1042/1042-S, Periodic Review & Zertifizierung, sowie PAI/QDD-Spezifika. Mit Kontrollen und kompakten Praxisbeispielen.

Auf einen Blick

  • Approved KYC (Germany): Deutsche KYC-Regeln (u. a. GwG/AO) sind für QI anerkannt und dürfen als Basis für W-8/W-9-Prüfungen dienen.
  • Parallelregime: QI (US-Quellensteuer/Dokumentation) läuft neben FATCA/CRS (Meldung). Daten müssen konsistent sein.
  • Audit & Zertifizierung: QI-Periodic Review im Dreijahreszyklus; Officer-Zertifizierung gegenüber dem IRS.

Für wen relevant?

  • Depot-/Wertpapierbanken, Verwahrstellen, Broker/Dealer
  • Asset-Manager/Plattformen mit US-Quellensteuer-Touchpoints
  • Institute mit PAI-Modell oder QDD-Funktion (871(m)/Equity-Derivate)

1) KYC & Dokumentation

  • Approved KYC (DE): Nutzung nationaler Identifizierungsprozesse (GwG/AO) für QI zulässig; trotzdem sind **W-Formulare** (W-8/W-9) maßgebliche Steuerdokumente.
  • Reason-to-Know: KYC-Daten, Registerauszüge, LEI/Handelsregister, wirtschaftlich Berechtigte und Adress-/Indicia-Signale müssen mit dem W-Status übereinstimmen.
  • Re-Certs & Gültigkeiten: Fristen und Änderungsereignisse überwachen (Change in Circumstances). Abweichungen → Nachfassen/Neudoku.

2) Withholding, Pools & Treaty-Rates

ThemaKernpunktPraxishinweis
Kapitel 3 IRC Quellensteuer auf FDAP-Einkünfte (z. B. Dividenden/Zinsen) für ausländische Begünstigte; Entlastung über Treaty möglich. Korrekter Chapter-3-Status im W-8BEN-E (z. B. Corporation, Active NFFE, Look-Through wenn erforderlich).
Kapitel 4 (FATCA) FATCA-Status (z. B. Participating FFI/Registered Deemed-Compliant); Einfluss auf Withholding nur in Sonderfällen. Consistency: Chapter-3/4-Status in W-8 und FATCA-Self-Cert/CRS müssen zusammenpassen.
Pools Rate Pools (z. B. Treaty-Pool DE 15%, Non-Treaty 30%). Pooling nur mit belastbarer Dokumentation; Presumption Rules beachten, sonst 30 % in Non-Treaty.
LOB/Claims Treaty-Entlastung ggf. mit Limitation-on-Benefits-Prüfung. LOB-Kriterien dokumentieren (z. B. Börsennotierung, Ownership/Base Erosion Tests).
Backup Withholding US-Kontoinhaber ohne valide TIN/W-9 → Backup Withholding. Für DE-Kunden mit US-Status frühzeitig **W-9** und TIN einholen.

3) QDD & 871(m)

  • QDD-Status für Institute, die als Equity-Derivate-Händler agieren (z. B. Total Return Swaps, Optionen auf US-Aktien).
  • Pflichten: QDD-Account-Tracking, Dividend Equivalent-Ermittlung, interne Kontrollen; besondere 1042/1042-S-Anforderungen.
  • Abgrenzung: Nicht jede deutsche Bank braucht QDD – nur bei relevanten 871(m)-Aktivitäten.

4) Reporting: Forms 1042 & 1042-S

  • Form 1042 (Jahresrückmeldung Withholding Agent) und Form 1042-S (Empfängerbezogene Bescheinigung) fristgerecht einreichen.
  • Reconciliation: Summe der 1042-S muss mit 1042 konsistent sein; Kontrollen für Brutto-/Netto, Quellensteuersätze, Chapter-Codes.
  • Ersatzdokumente (z. B. Combined 1042-S oder Statements) nur im Rahmen der IRS-Regeln.

5) Periodic Review & Zertifizierung

Periodic Review

  • Dreijahreszyklus gemäß QI-Agreement (Stichprobe, Testpopulationen, Fehlerquoten).
  • Unabhängigkeit des Prüfers und belastbare Arbeitsunterlagen/Audit-Trail.
  • Material Failures identifizieren, Remediation zeitnah umsetzen.

Officer Certification

  • Zertifizierung gegenüber dem IRS (nach Review-Zyklus).
  • Bei wesentlichen Mängeln: Remediation Plan und ggf. Interim-Zertifikate/Follow-ups.

6) PAI (Presumed/Participating Intermediary)

  • PAI-Modelle zwischen QIs in der Kette ermöglichen vereinfachte Dokumentation/Pooling unter bestimmten Voraussetzungen.
  • Sorgfältige Agreement-Dokumentation und GIIN/Status-Prüfung der Gegenpartei notwendig.

7) Key Controls (für deutsche Institute)

  • Dokumentations-Governance: W-8/W-9-Workflow, Re-Cert-Kalender, Change-in-Circumstances-Erkennung.
  • Konsistenzchecks: Abgleich **KYC ↔ QI ↔ FATCA/CRS** (US-TIN, GIIN, Status, Adressen, Indicia).
  • Pooling-Kontrollen: Treaty-Pool Eligibility, LOB-Nachweise, Presumption-Regeln.
  • QDD-Spezifisch: 871(m)-Erkennung, System-Flagging, interne Kalkulation/Reviews.
  • 1042/1042-S Reconciliation & Management-Sign-off (Vier-Augen-Prinzip).
  • Periodic-Review-Readiness: Sampling-Pläne, Workpapers, Issue-Tracker und Remediation-Logs.

8) Praxisbeispiele (kompakt)

Fall A — Treaty-Rate für DE-GmbH

  • Dokumente W-8BEN-E (Corporation), Chapter-3-Status, FATCA-Status, LOB-Beleg.
  • Kontrollen Handelsregister/UBO-Check, LOB-Kriterien, Pool-Zuweisung, 1042-S-Code korrekt.

Fall B — US-Person bei DE-Bank

  • Dokumente W-9, US-TIN; Backup-Withholding vermeiden.
  • Konsistenz KYC-Indicia (US-Geburtsort/Adresse) vs. W-9; FATCA-Meldung ans BZSt.

Fall C — Derivatehändler (QDD erforderlich?)

  • Prüfung 871(m)-Exposition; wenn ja → QDD-Onboarding, Prozesse & Systeme aufsetzen.
  • Kontrollen Dividend-Equivalent-Ermittlung, 1042-S für QDD, interne Reporting-Abstimmung.
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Hinweis: QI ist ein US-Regime. Maßgeblich sind das aktuelle QI-Agreement, IRS-Notices/FAQs und — für Approved KYC — die deutschen KYC-Vorschriften. Stelle sicher, dass interne Policies & Schulungen die jüngsten Änderungen abdecken.