Österreich — QI-Besonderheiten

Approved KYC (AT)

Anerkennung nationaler AML/KYC-Standards im QI-Kontext; QI-Spezifika (BO-Definition, Dokumentationsumfang, US-Indizien) zusätzlich beachten.

AML/KYC Approved KYC

W-Formulare & Pools

Formelle & materielle Gültigkeit der W-8/W-9, korrekte Recipient/Chapter-Codes, konsistente Treaty-Claims & Pooling-Logik.

W-8/W-9 Pooling

QDD/871(m)

QDD-Rollen sauber operationalisieren (Delta, Hedging, Aggregation), Dividendenäquivalente korrekt klassifizieren und melden.

QDD 871(m)

Rahmen & Schnittstellen

• Banken-KYC gemäss nationalem/EU-Recht kann unter QI als Approved KYC anerkannt sein.
• Zusatzanforderungen QI: Beneficial-Owner-Nachweise, US-Indizien, Change in Circumstances.
• Datendrehscheibe: Mapping KYC-Dossier ↔ W-Formulare ↔ FATCA/CRS-Selbstzertifikate.

Operative Leitplanken

• Dokumentengültigkeit (Signaturen, Ablauf, Beiblätter) systemisch überwachen.
• R2K-Indikatoren (Adresse/US-Bezug/Widersprüche) mit Tickets & Fristen managen.
• Periodische Stichproben (QA) und Vier-Augen-Freigaben dokumentieren.

Dokumentation

• W-8BEN/W-8BEN-E, W-8IMY (inkl. Withholding Statements), W-9 – formell & materiell gültig.
• Treaty-Claim (LOB) plausibilisiert; Beneficial-Owner-Status nachvollziehbar.
• US-TIN-Pflicht & GIIN-Validierung (bei FFIs) gewährleistet.

Pooling & Codierung

• Recipient-/Chapter-3/Chapter-4-Codes korrekt & konsistent, Pools sauber gebildet.
• Reason-to-Know-Signale aktiv überwachen (Adress-/US-Indizien, widersprüchliche Angaben).
• Konsistenz KYC/FATCA/CRS ↔ QI (Status, Adressen, TIN/GIIN) regelmässig prüfen.

QDD-Betrieb

• QDD-Scope (Desks/Produkte) eindeutig definiert & dokumentiert.
• Delta-Methodik, Hedging-/Netting-Regeln schriftlich festgelegt.
• Evidenzen: Trades, Delta-Snapshots, Berechnungen, Kontrollen.

Dividendenäquivalente

• 871(m)-Relevanz pro Produkt (Delta-Schwelle, Composites) bewerten.
• 1042-S-Kennzeichnung (Income/Recipient Codes, Boxes) korrekt pflegen.
• Zusammenarbeit Front-Office/Tax/Operations bei Corporate Actions.

Reporting-Pfad

• Summen- & Detail-Abstimmung (Systeme ↔ 1042-S) vor Einreichung.
• Income/Recipient Codes konsistent über alle Systeme hinweg.
• Zeitplan bis Einreichstichtag + lückenloser Audit-Trail.

Corrections/Amended

• Definierter Prozess für Corrections/Amended 1042-S inkl. Vier-Augen-Freigabe.
• Fehlerklassen (Formalia vs. materiell) priorisieren; SLA & Eskalation festlegen.
• Kommunikation & Evidenzen für Prüfungen (IRS/Interne Revision) vorhalten.

Review-Durchführung

• Sampling-Plan (Population, Stratifikation nach Code/Produkt/Region) aufsetzen.
• Testschritte: Dokumentation, Pooling, Rates, Withholding, Reporting.
• Findings-Matrix: Schweregrad, Root-Cause, Remediation, Evidenzen.

RO-Attestations

• Zyklus alle 3 Jahre; Terminierung mit 1042-S/Tax-Kalender abstimmen.
• Rollen (RO, Compliance, Tax Ops) & Eskalationspfad klar definieren.
• Dokumente: Policies, Arbeitsanweisungen, Evidenzen, Management-Attestations.

Schnell-Check (operativ)

• Datenkonsistenz: KYC ↔ FATCA ↔ CRS ↔ QI (US-TIN, GIIN, Status, Adressen) monatlich prüfen.
• Formular-Gültigkeit: W-8/W-9 Ablaufmonitoring + Reason-to-Know-Alerts.
• 871(m)/QDD: Delta-Snapshots & Hedging-Evidenz vorhanden & vollständig?
• 1042-S: Codes/Boxes & Summenabstimmung; Corrections-Pfad getestet.

Werkzeuge & Vorlagen

• Werkzeuge & Links (AT) – QI Review Tool, Mapping-Matrix, Stichprobenlisten.
• „Reason-to-Know“-Indikatoren-Katalog (Adress-, Kontakt-, Indizien-Regeln).
• Pooling-Checkliste (Recipient/Ch.3/Ch.4 Codes, Treaty-Rates).