What’s the difference between SSN, ITIN and EIN?

SSN — U.S. individuals; ITIN — non-U.S. individuals with U.S. tax nexus; EIN — U.S. entities. All are 9 digits, but formatting and issuance rules differ.

Do we store TINs with hyphens?

Store digits only for matching, render with standard hyphenation on output (SSN/EIN). This prevents rejects caused by formatting artifacts.

How do we reduce name/TIN mismatches?

Normalize legal names, keep a name-control field for entities, align W-8/W-9 with KYC, and avoid using trading/DBA names as legal names in reporting.

What evidence should we keep?

Form images, normalized values, change logs, exception closures, and reporting receipts. Keep in a central dossier with stable paths and retention policy.

U.S. TIN-Erfassung & Formatierung für FATCA - Name/TIN-Hygiene, häufige Ablehnungsmuster & Validierungstipps

U.S. TIN-Erfassung und -Formatierung für FATCA - Name/TIN-Hygiene, häufige Ablehnungsmuster und Tipps zur Validierung

Sauber U.S. Steuerzahler-Identifikationsnummern (TINs) sind für die FATCA-Due-Diligence und -Meldung unerlässlich. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie den richtigen TIN-Typ erfassen, anwenden Formatierung/Validierung, vermeiden Sie gängige Ablehnungsmuster, und halten prüffähige Nachweise.

Umfang: U.S. TINs für FATCA-Einführung, GIIN/Abkommensanpassung und Berichterstattung (Formular 8966 / lokales IGA; Zusammenspiel mit 1042-S). Behandelt SSN, ITIN, EIN; Formatierungsregeln; Tipps zur Validierung; Beweise.

1) TIN-Typen und wann sie gelten

TIN-Typ	Wer benutzt es?	Muster (Basis)	Anmerkungen
SSN	U.S.-Personen	AAA-GG-SSSS (9 Ziffern)	Keine Nullen in der vollständigen 9-stelligen Sequenz; vermeiden Sie bekannte ungültige Präfixe.
ITIN	Nicht-US-Personen mit U.S.-Steuerverflechtung	9XX-7X-XXXX / 9XX-8X-XXXX / 9XX-9X-XXXX	Beginnt immer mit 9; Die mittleren zwei Ziffern in den Bereichen 70-88, 90-92, 94-99 (moderne Bereiche).
EIN	U.S.-Unternehmen (und einige Trusts/Vermögen)	XX-XXXXXXX (9 Ziffern)	Zweistellige Vorwahl + sieben Ziffern; Bindestrich nach den ersten beiden Ziffern.

Sammeln Sie die TIN Typ neben der Nummer, um die richtigen Validierungsregeln und nachgelagerten Zuordnungen anzuwenden.

2) Formatierung und grundlegende Validierungen (die 80% abfangen)

Nur Ziffern + kanonische Anzeige: speichern numerische Ziffern; Anzeige mit Standard-Bindestrich-Formaten (SSN/EIN). ITINs werden wie SSNs angezeigt, beginnen aber mit 9.
Längenkontrollen: genau 9 Ziffern für SSN/ITIN/EIN (keine Leerzeichen, keine Buchstaben).
SSN Vernunft: offensichtliche Invaliden ablehnen (z. B. alle Nullen; 000-XX-XXXX; XXX-00-XXXX; XXX-XX-0000).
ITIN Vernunft: muss mit 9 beginnen; Bereichsprüfungen für die Ziffern 4-5 (moderne Zuordnungen).
EIN-Bindestrich-Regel: Präsentationsbindestrich nach zwei Ziffern; Ziffern nur für den Abgleich speichern.
Namenskontrolle Hygiene: für Entitäten den juristischen Namen normalisieren (keine Interpunktionsgeräusche), um einen einheitlichen Abgleich der Datensätze zu gewährleisten.

Wenn Ihr Onboarding-System keine Regeln durchsetzen kann, erstellen Sie eine TIN-Normalisierer (Symbole entfernen; Muster validieren; neu rendern).

3) Name/TIN-Abgleich - praktische Tipps

Quelle der Wahrheit: nehmen die rechtlicher Name aus Registrierung/KYC; Handel/DBA als Alias für Nachforschungen behalten.
Normalisierung: Großbuchstaben, Entfernen von Satzzeichen (&, ., ,), Normalisierung von Leerzeichen; Beibehaltung eines Namenskontrollfeldes für Entitäten.
Konsistente Erfassung: Stellen Sie sicher, dass die W-8/W-9 Namensfelder mit den KYC übereinstimmen; vermeiden Sie Abkürzungen an einer Stelle und vollständige Namen an einer anderen.
Prüfpfad: das Formularbild und die normalisierten Werte speichern; protokollieren, wer wann Änderungen vorgenommen hat.

4) Häufige Ablehnungsmuster (und schnelle Abhilfe)

Muster ablehnen	Wahrscheinliche Ursache	Fix
Falscher TIN-Typ (z. B. ITIN für Unternehmen eingegeben)	Kein Feld vom Typ TIN; UI unterscheidet nicht	Erfassung des TIN-Typs; Durchsetzung des Formulartyps ↔ Regeln für den TIN-Typ
Bindestrich/Leerzeichen-Artefakte	Mit Formatierung gespeichert; nachgelagert werden nur Ziffern erwartet	Nur Ziffern speichern; Ansicht mit Format bei der Ausgabe wiedergeben
Namensinkongruenz gegenüber Formular/KYC	DBA als legal erfasst; Unterschiede in Zeichensetzung und Großschreibung	Normalisieren; Alias-Map beibehalten; W-8/W-9 mit KYC legal name abgleichen
Alle Nullen oder ungültige SSN-Blöcke	Keine Plausibilitätsprüfungen; manuelle Eingabefehler	Regelprüfungen hinzufügen; offensichtliche Invaliden bei der Einreise zurückweisen

5) Kontrollen und Nachweise (was Gutachter erwarten)

Regeln für die Dateneingabe dokumentiert; UI-Validierungen oder Hilfsskripte sind vorhanden.
Normalisierungsdienst (nur Ziffern speichern; formatierte Anzeige) mit versionierter Logik.
Warteschlange für Ausnahmen für fehlende/ungültige TINs mit Eigentümern und Fälligkeitsterminen; Nachweis der Aufklärungsarbeit.
Erneuerung/Änderungsfluss ist in den W-8/W-9-Lebenszyklus und die Korrekturprozesse eingebunden.
Dossier ArtefakteKopien von Formularen, Änderungsprotokollen, Ausnahmeabschlüssen und Meldebelegen.

6) Schneller technischer Anhang (Regex & Anzeigeregeln)

# Speichern: nur Ziffern (Leerzeichen und Bindestriche entfernen)
# Anzeige:
# SSN: NNN-NN-NNNN
# ITIN: NNN-NN-NNNN (muss mit '9' beginnen; Positionen 4-5 in den Bereichen 70-88, 90-92, 94-99)
# EIN: NN-NNNNNNN

# Basic regex (sprachunabhängig)
Nur SSN/ITIN-Ziffern: ^\d{9}$
Nur EIN-Ziffern:      ^\d{9}$
EIN-Anzeige:          ^\d{2}-\d{7}$

# Einfache SSN-Prüfung (offensichtliche Invaliden ablehnen)
- Nicht erlaubt: 000-xx-xxxx, xxx-00-xxxx, xxx-xx-0000
# Korrektheit der ITIN
- Muss mit 9 beginnen; Ziffern 4-5 in 70-88, 90-92, 94-99

TIN Hygiene-Startpaket
Checkliste für die Validierung + Vorlage für die Ausnahmewarteschlange + Kommunikationsausschnitte für Kunden.

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