QAAMS-Upload-Checkliste (Prüfbericht & Anhänge)

QAAMS-Upload-Checkliste (Prüfbericht & Anhänge)

Einreichung Ihrer regelmäßigen QI-Überprüfung durch QAAMS ist einfach, wenn Ihr Berichtsstruktur, Anhänge und Dateihygiene bereit sind. Verwenden Sie diese Checkliste, um häufige Ablehnungen zu vermeiden und Ihre RO-Zertifizierung im Zeitplan zu halten.

Tipp: einhalten einzeln Master-ZIP mit stabilen Dateinamen, auf die im Bericht verwiesen wird. Wenn Sie erneut hochladen müssen, fügen Sie ein Versionssuffix hinzu (z. B., _v2) einheitlich über Bericht und ZIP.

1) Überprüfungsbericht - vorgeschlagene Struktur

  1. Kurzfassung (Umfang, Ansatz, wichtigste Ergebnisse, Schlussfolgerungen)
  2. Governance und Unabhängigkeit (Memo zur Unabhängigkeit der Gutachter, Biografien der Teams)
  3. Methode (Grundgesamtheiten, Schichten, Stichproben, Tests, RNG-Protokoll)
  4. Ergebnisse (Dokumentationsprüfungen, Prüfungen von Zahlungen und Einbehaltungen, Abstimmungen)
  5. Befunde und Abhilfemaßnahmen (Schweregrad, Eigentümer, ETA, Validierungsplan)
  6. Anhänge & Evidenzkarte (Tabelle, die jeden Verweis mit einem Dateipfad in der ZIP-Datei verknüpft)

Datei als durchsuchbares PDF. Lesezeichen und ein Inhaltsverzeichnis auf der Titelseite helfen dem Rezensenten, sich schnell zurechtzufinden.

2) Anhänge - was ist zu beachten?

Anlage Inhalt Dateivorschlag
Unabhängigkeitspaket Annahmevermerk, Konfliktprüfungen, Teambiografien 01_Verwaltung/Unabhängigkeit_pack.pdf
Probenahmeplan Populationen, Schichten, RNG-Saatgut/Blog, Auswahlliste 02_Methode/Stichprobenplan.xlsx
Dokumentationstests WP für jede Probe, bestanden/nicht bestanden, Beweislinks/Screens 03_Ergebnisse/Dokumentation_Tests/...
Zahlungen/Einbehaltstests Ratenbegründung, Berechnungsspuren, Koppelungen 03_Ergebnisse/Zahlungen_Tests/...
Abstimmungen Zum GL, zu den Formularen 1042/1042-S 04_Überleitung/Überleitung_pack.xlsx
Befunde und Abhilfemaßnahmen Register, Grundursache, Eigentümer, ETA; Validierungsnachweis 05_Ergebnisse/Ergebnisse_register.xlsx

Screenshots als PDF-Bündel (nicht als verstreute PNGs). Schwärzen Sie PII, wenn sie nicht unbedingt erforderlich sind.

3) Benennung und Verpackung von Dateien

  • Stabile, referenzierte Namen: spiegeln Sie die Evidenzkarte. Vermeiden Sie sich ändernde Auto-IDs.
  • Bestellung mit numerischen Präfixen: 01_ zu 05_ Mappen.
  • Archiv: ein ZIP (z.B., QI_Review_BankName_2025_v1.zip) nach Möglichkeit unter 500 MB.
  • PDF/A für Bericht, XLSX/CSV für Daten, PDF für Screenshots/Bundles.
  • Versionierung: Wenn Sie neu laden, verwenden Sie _v2 und aktualisieren die Evidenzkarte des Berichts.

4) Privatsphäre und Zugangshygiene

  • PII minimieren: nur die für den Nachweis des Tests erforderlichen Angaben machen; Namen/Adressen schwärzen, wenn sie nicht benötigt werden.
  • Masken-Identifikatoren: wenn möglich, unvollständige Kontonummern (z. B. die letzten 4) angeben.
  • Live-Links/API-Schlüssel entfernen: Bildschirme als PDF-Dateien exportieren, nicht als Live-System-Links.
  • Passwort auf ZIP, falls von der Politik gefordert (Passwort über einen separaten Kanal mitteilen).
  • Interne Genehmigungen: eine kurze Freigabe-Notiz zur Genehmigung der externen Einreichung aufbewahren.

5) Vorflugkontrolle (bestanden/nicht bestanden in 5 Minuten)

  • Der Bericht wird geöffnet, ist durchsuchbar und enthält Lesezeichen/ToC.
  • Die Pfade der Beweiskarten stimmen genau mit den Dateien im ZIP überein.
  • Das Probenahmeprotokoll enthält eine Liste mit Saatgut/Datum und gleichwertigen Selektionen.
  • Die Ergebnisse haben Verantwortliche und ETAs; ein Validierungsplan ist vorhanden.
  • Die Abstimmungen sind mit den Summen (1042-S/1042 & GL) verbunden.
  • Es bleiben keine leeren Platzhalter oder “lorem”-Seiten übrig.

6) Häufige Ablehnungsgründe (und schnelle Abhilfe)

Grund Fix
Evidence-Map-Referenzen stimmen nicht mit Dateinamen überein Umbenennen, um der Karte zu entsprechen oder die Karte zu aktualisieren; Gehäuse identisch halten
Fehlendes RNG-Protokoll / Begründung der Probenahme Einseitige RNG-Notiz + Auswahlliste mit Zeitstempeln hinzufügen
Screenshots unlesbar / verstreut Bündelung pro Test als durchsuchbares PDF; Schriftgröße > 10pt beachten
Keine Anbindung an 1042-S/1042 oder GL Fügen Sie ein Abstimmungsverzeichnis bei und geben Sie die Seitenzahlen im Bericht an.
Feststellungen fehlen Eigentümer/ETA Register mit Eigentümern, Daten und Validierungsplan aktualisieren

7) Vorlagen herunterladen

Laden Sie Ihre eigenen Versionen in die Mediathek hoch und aktualisieren Sie die unten stehenden Links:

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