RO-Zertifizierungsdossier-Index - das vollständige QI-Überprüfungspaket
Verwenden Sie diesen Dossier-Index, um ein Dossier zusammenzustellen Fertigpackung für Rezensenten für die Responsible Officer (RO) Zertifizierung. Es standardisiert Ordner, Dateinamen und obligatorische Anhänge, so dass Ihre periodische QI-Überprüfung sein kann hochgeladen, geprüft und genehmigt ohne Hin und Her.
QI_Dossier_BankName_2025_v1.zip), deren interne Pfade mit
der Evidenzkarte auf die in dem Beurteilungsbericht verwiesen wird.
1) Ordnerindex und Dateibenennung
Verwenden Sie numerische Präfixe, um die Reihenfolge einzuhalten. Auf alle nachstehenden Pfade sollte in der Evidenzkarte des Überprüfungsberichts Bezug genommen werden.
| Mappe | Inhalt (Beispiele) | Muster für Dateinamen |
|---|---|---|
| 01_Verwaltung | Unabhängigkeitspaket, Annahmevermerk, Teambiografien | unabhängigkeit_pack.pdf, annahme_memo.pdf |
| 02_Verfahren | Arbeitsmappe Probenahmeplan, RNG-Protokoll, Auswahlliste | probenahme_plan.xlsx, rng_log.pdf |
| 03_Ergebnisse | Dokumentationstests (WPs), Zahlungen/Einbehaltstests | dokumentation_tests/WP_DOC_####.pdfzahlungen_tests/WP_PAY_####.pdf |
| 04_Aufklärung | 1042-S-Aggregation, 1042-Zuordnung, GL-Rollforward, Brücke | 1042S_agg.xlsx, form1042_map.xlsx, gl_rollforward.xlsx, brücke_signiert.pdf |
| 05_Ergebnisse | Befundregister, Abhilfeplan, Validierungsnachweis | befund_register.xlsx, validierung_memo.pdf |
| 06_Bericht | Durchsuchbare PDF-Datei des Prüfberichts mit Lesezeichen | QI_Überprüfung_Bericht_v1.pdf |
Versionierung: wenn Sie neu ausstellen müssen, erhöhen Sie die Suffixe konsequent (z. B., _v2) über den Bericht und alle aktualisierten Dateien; aktualisieren Sie die Evidenzkarte entsprechend.
2) Obligatorische Anhänge (Mindestsatz)
- Unabhängigkeitspaket - Annahmevermerk, Konfliktprüfungen, Teambiografien.
- Arbeitsmappe Probenahmeplan - Populationen, Schichten, RNG-Saatgut/log, Selektionen.
- Arbeitspapiere - bestanden/nicht bestanden pro Probe mit Nachweislinks oder gebündelten PDFs.
- Abstimmungen - 1042-S → Formblatt 1042 → GL-Brücke, Rollforward, Unterschriften.
- Befunde und Abhilfemaßnahmen - Register mit Eigentümer/ETA und Validierungsplan.
- Prüfbericht (PDF/A) - Lesezeichen/ToC, Abschnitt Evidenzkarte.
3) Evidenzkarte (wie die Pfade aussehen sollen)
Ihr Bericht sollte eine Tabelle wie die folgende enthalten (die auf die Dateien in der ZIP-Datei verweist):
| Kennung | Abschnitt Bericht | Pfad der ZIP-Datei | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| GOV-01 | Governance und Unabhängigkeit | 01_Verwaltung/Unabhängigkeit_pack.pdf |
Annahmemitteilung + Konflikte |
| MET-01 | Methode | 02_Methode/Stichprobenplan.xlsx |
Populationen, RNG-Protokoll, Auswahlen |
| REC-01 | Versöhnung | 04_recon/Bruecke_gezeichnet.pdf |
1042-S → 1042 → GL mit Abzeichnungen |
Halten Sie Gehäuse und Pfade identisch. Wenn sich etwas ändert, aktualisieren Sie sowohl den Bericht als auch die ZIP-Datei.
4) Abzeichnungen (wer genehmigt was)
- Überprüfung des Auftragspartners/Leiters: Bestätigung der Unabhängigkeit, Umfang, Ergebnisse.
- Steuerlicher Leiter/Controller: 1042-S/1042-Ausgleiche, GL-Abstimmungen, Korrekturen.
- Prozessverantwortliche(r): Abhilfemaßnahmen, ETA, Validierungsnachweis.
- RO: abschließende Darstellung der Zertifizierung (ggf. mit Offenlegung).
Erfassen Sie Unterschriften oder E-Mail-Genehmigungen als konsolidierte Abzeichnungsunterlagen (PDF) in 06_Bericht/ oder 01_Verwaltung/.
5) Zeitplan für die Einreichung (ausgehend vom Fälligkeitsdatum der RO)
- T-10 Wochen: endgültige Festlegung des Umfangs und der Unabhängigkeit; Einfrieren der Populationen; Vorbereitung des Stichprobenplans.
- T-8 bis T-4: Feldarbeit - Prüfung von Unterlagen und Zahlungen; frühzeitige Abstimmungen.
- T-3: Berichtsentwurf; Feststellungen und Abhilfemaßnahmen; Startfreigaben; etwaige Korrekturen.
- T-2: Fertigstellung der Brücke und des GL-Rollforwards; ZIP-Paket; Durchführung von Pre-Flight-Checks.
- T-1: RO-Prüfungssitzung; Fertigstellung der Offenlegungssprache; QAAMS-Upload.
- T (RO fällig): Vorlage der Bescheinigung; Archivdossier in der Schriftgutverwaltung.
6) Vorflug (bestanden/nicht bestanden in fünf Minuten)
- ZIP wird geöffnet; die Pfade stimmen genau mit der Evidenzkarte überein.
- Der Bericht ist durchsuchbar, enthält Lesezeichen und verweist auf die neuesten Dateinamen.
- Probenahme: RNG-Saatgut/Datum vorhanden; die Auswahlen stimmen mit den Populationen überein.
- Brücke: 1042-S Summen = 1042 Zeilen = GL (Zeitplan erklärt).
- Befunde: Eigentümer + ETA + Validierungsplan; keine Platzhalter.
- Datenschutz: PII minimiert/redigiert; keine aktiven Systemverbindungen oder Schlüssel.
Bericht (DOCX), Evidence Map (XLSX), Findings Register (XLSX), Sampling Plan (XLSX), 1042-S Bridge (XLSX), 1446(f) Logic Pack (XLSX).
Wir stellen das gesamte Paket zusammen, stimmen das Wording für die RO-Zertifizierung ab und begleiten Ihren QAAMS-Upload.