Dernière mise à jour : 20 novembre 2025
Luxembourg — Mécanismes de déclaration (FATCA & CRS/AIA)
Comment les institutions financières luxembourgeoises déclarent les données FATCA et CRS/AIA : responsabilités, canaux techniques de dépôt, contenu des rapports, calendrier annuel, corrections d’erreurs, qualité des données et gouvernance – ainsi que l’articulation avec le régime QI.
En bref
- Autorité compétente : Administration des contributions directes (ACD) comme point central de réception.
- Modèle FATCA : Accord intergouvernemental Model 1 (déclaration à l’ACD, transmission ultérieure à l’IRS).
- Canal de dépôt : Transmission électronique de fichiers (XML) via les canaux sécurisés mis en place par l’ACD.
- Périmètre : Données client/compte, résidence fiscale, TIN/US-TIN, soldes/valeurs, intérêts, dividendes et montants bruts.
- Rythme : Déclaration annuelle (délais précisés dans les communications et circulaires ACD).
Pour quelles institutions ?
- Banques, établissements de crédit, PSF, gestionnaires et dépositaires de fonds.
- Entreprises d’assurances vie et autres assureurs avec produits d’épargne/investissement reportables.
- Autres institutions financières qualifiées de Reporting Financial Institutions au sens de FATCA/CRS.
1) Rôles et responsabilités
- ACD : reçoit les rapports FATCA et CRS, effectue des contrôles de cohérence et de conformité technique, agrège les informations et les transmet à l’IRS et aux autorités fiscales partenaires dans le cadre de l’échange automatique de renseignements.
- Institution financière : collecte et maintient à jour les données KYC/fiscales, applique les règles de classification FATCA/CRS, identifie les comptes reportables, prépare et envoie les fichiers à l’ACD, traite les rejets et corrections.
- CSSF / CAA : assurent la surveillance prudentielle et de conformité des institutions financières (banques, PSF, organismes de placement collectif, assureurs), y compris la robustesse des dispositifs LBC/FT et de la qualité des données.
2) Canaux de déclaration et aspects techniques
| Canal | Description | Points d’attention |
|---|---|---|
| Canaux électroniques ACD | Dépôt de fichiers FATCA/CRS (en pratique XML) via les plateformes électroniques sécurisées de l’ACD, en respectant les formats et protocoles publiés. | Nécessite des certificats et accès techniques valides. Les fichiers sont soumis à des contrôles de structure et de contenu avant acceptation. |
| Schémas FATCA/CRS | Utilisation de schémas XML compatibles avec la norme OCDE/CRS et les spécifications FATCA/IRS, adaptés au contexte luxembourgeois par l’ACD. | Suivre les mises à jour des schémas, listes de pays, types d’institution et règles de validation publiées par l’ACD. |
| Identifiants et enregistrements | Les institutions doivent être enregistrées auprès de l’IRS (GIIN) pour FATCA et utiliser les identifiants adéquats (GIIN, numéro d’identification luxembourgeois, etc.) dans leurs rapports. | Des GIIN ou codes institutionnels erronés peuvent engendrer des rejets techniques ou des demandes de clarification. |
3) Données déclarées (contenu)
- Identité et résidence fiscale : Titulaire(s) de compte (personnes physiques ou morales), adresse(s), pays de résidence fiscale, TIN locaux et US-TIN pour les personnes reportables aux États-Unis, ainsi que l’identification des bénéficiaires effectifs/controlling persons le cas échéant.
- Informations de compte : Numéro de compte/IBAN, type de compte, institution financière reportante, solde ou valeur du compte à la fin de l’année civile (et, selon le cas, valeur maximale durant la période de référence).
- Revenus et montants bruts : Intérêts, dividendes, autres revenus de capitaux, montants bruts issus de la vente, du rachat ou du remboursement d’instruments financiers, ainsi que certains paiements au titre de contrats d’assurance-investissement.
- Statut de diligence raisonnable : Type et date des self-certifications, classification FATCA/CRS (FI, NFE actif/passif, etc.), pays de résidence CRS, existence de personnes exerçant le contrôle reportables et présence d’indices (US indicia, indicia étrangers) nécessitant une clarification.
4) Calendrier et délais
Les rapports FATCA et CRS sont soumis sur une base annuelle, conformément aux délais définis dans les textes légaux et dans les circulaires/communiqués de l’ACD. Ces dates peuvent évoluer d’une année sur l’autre et doivent être vérifiées régulièrement.
En pratique, de nombreuses institutions appliquent une séquence interne du type : extraction des données à la date de référence → contrôles de qualité et de cohérence → revue et validation par les équipes Tax/Compliance → dépôt électronique auprès de l’ACD → suivi des accusés de réception et messages d’erreur.
5) Qualité des données et corrections
- Messages d’erreur et rejets : Après le dépôt, l’ACD met à disposition des accusés de réception et, le cas échéant, des rapports d’erreur avec codes détaillés (enregistrements rejetés, TIN manquants/invalides, incohérences de montants, etc.).
- Fichiers de remplacement/correction : Les institutions doivent corriger les erreurs via des fichiers de remplacement ou de correction, en respectant les instructions techniques ACD et en identifiant clairement les enregistrements modifiés.
- Gestion des TIN/US-TIN : Des procédures spécifiques doivent encadrer la collecte, la vérification et le suivi des TIN/US-TIN manquants ou invalides (relances client, documentation des tentatives, gestion des cas où le numéro n’est temporairement pas disponible).
- Contrôles GIIN et classification : Des revues périodiques du GIIN de l’institution et des contreparties, ainsi que de la classification FATCA/CRS attribuée aux clients, devraient faire partie du plan de contrôle interne.
6) Gouvernance et contrôles internes
Contrôles clés
- Désignation formelle d’un responsable de la déclaration FATCA/CRS (et d’un suppléant) avec responsabilités clairement définies.
- Application d’un principe de double validation (4-eyes) et approbation managériale avant tout dépôt auprès de l’ACD.
- Processus de gestion des changements pour intégrer les évolutions légales et techniques (nouvelles versions de schémas, listes de codes mises à jour, modifications des exigences ACD/OCDE/IRS).
- Audit trail exhaustif entre les systèmes sources (KYC/core banking/CRM) et les fichiers déposés (mapping, tests de validation, versions, corrections).
- Plan de formation régulière des équipes front-office, conformité, fiscalité et IT impliquées dans les processus FATCA/CRS/QI.
Politiques et lien avec QI
- Politique intégrée FATCA/CRS décrivant la collecte et l’actualisation des self-certifications, la gestion des indicia, les règles de revue périodique et les critères de classification des entités.
- Alignement avec les politiques de protection des données et de sécurité de l’information (base juridique RGPD, information des clients, durées de conservation, droits d’accès).
- Coordination avec le régime QI : cohérence entre les formulaires W-8/W-9 et les données FATCA/CRS, gestion des situations de reason to know et articulation entre documentation QI (chapitres 3/4 IRC) et obligations d’échange automatique (IGA/CRS).
FAQ
Qui reçoit les déclarations FATCA et CRS au Luxembourg ?
L’Administration des contributions directes (ACD) est l’autorité compétente pour recevoir les rapports FATCA et CRS des institutions financières luxembourgeoises et pour les transmettre à l’IRS et aux autres juridictions partenaires dans le cadre de l’échange automatique de renseignements.
Les institutions luxembourgeoises déclarent-elles directement à l’IRS ?
Non. Dans le cadre de l’IGA Model-1, les institutions luxembourgeoises déclarent à l’ACD, qui consolide et transmet les données FATCA à l’IRS. Les institutions reportantes doivent néanmoins être enregistrées auprès de l’IRS et disposer d’un GIIN valide.
Quel type d’information est inclus dans les rapports FATCA/CRS ?
Les rapports FATCA/CRS comprennent, de manière générale, l’identification des titulaires et, le cas échéant, des bénéficiaires effectifs, les pays de résidence fiscale, les TIN/US-TIN applicables, les numéros et types de comptes, les soldes/valeurs en fin d’année et les revenus générés (intérêts, dividendes, montants bruts), conformément aux schémas et spécifications publiés par l’ACD.
Comment corriger des erreurs après la soumission ?
En cas d’erreur détectée – via des contrôles internes ou par un message de rejet de l’ACD – l’institution doit identifier les enregistrements concernés, corriger les données dans les systèmes sources et soumettre un fichier de remplacement ou de correction conformément aux exigences techniques de l’ACD. Une traçabilité claire entre données sources et rapports déposés est essentielle.